Frequently Asked Questions

FAQ Kepegawaian ITERA
Laman ini memberikan beberapa pertanyaan yang sering diajukan terkait layanan Kepegawaian dan Tata Laksana di lingkungan Institut Teknologi Sumatera. Informasi ini disediakan untuk membantu pegawai memperoleh panduan awal terkait administrasi kepegawaian yang berlaku.
1. Bagaimana cara mengetahui pembukaan formasi di Institut Teknologi Sumatera? +
  • Pembukaan formasi pegawai di ITERA dilakukan melalui seleksi CASN (CPNS dan/atau PPPK).
  • Seleksi tersebut diselenggarakan oleh Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi.
  • Informasi resmi mengenai pembukaan formasi dapat diakses melalui laman SSCASN.
2. Bagaimana jika saya telah menyelesaikan pendidikan lanjutan namun belum diperbarui pada data kepegawaian? +
  • Melakukan koordinasi terlebih dahulu dengan PIC Kepegawaian pada unit kerja masing-masing.
  • Mengajukan permohonan resmi kepada Pejabat Pembina Kepegawaian (Rektor) atau Wakil Rektor Bidang Keuangan dan Umum.
  • Tim Kerja Kepegawaian dan Tata Laksana akan melakukan pengajuan pembaruan melalui SIASN.
  • Setelah disetujui, data akan diperbarui pada sistem kepegawaian internal dan IHR ITERA.
3. Bagaimana jika wajah tidak terdeteksi pada mesin presensi Bioface? +
  • Jika perekaman wajah sudah berhasil namun presensi belum muncul di IHR/Pocket, silakan menunggu proses sinkronisasi data.
  • Apabila wajah tetap tidak terdeteksi, pegawai dapat menggunakan sidik jari sebagai alternatif presensi.
  • Jika masih mengalami kendala, lakukan perekaman ulang wajah di Gedung B Institut Teknologi Sumatera.
4. Bagaimana cara mengetahui peraturan kepegawaian yang berlaku di ITERA? +
5. Bagaimana cara melaporkan penghapusan atau pembatalan data cuti atau perjalanan dinas? +
  • Melakukan koordinasi dengan atasan langsung dan atasan dari atasan langsung.
  • Menghubungi PIC Kepegawaian unit kerja masing-masing.
  • PIC unit akan berkoordinasi dengan Tim Kerja Kepegawaian dan Tata Laksana.
6. Bagaimana cara melihat data seluruh pegawai di ITERA? +
  • Sistem data.itera.ac.id saat ini masih dalam tahap pengembangan.
  • Sementara itu, data pegawai dapat diakses melalui:
  • Data Pegawai ITERA
7. Bagaimana cara mengajukan cuti? +
  • Pengajuan cuti dilakukan melalui sistem IHR ITERA.
  • Login melalui:
  • https://ihr.itera.ac.id
  • Pilih menu Cuti sesuai jenis cuti yang berlaku.
8. Bagaimana cara mengetahui peta jabatan di ITERA? +
  • Peta jabatan merupakan informasi yang bersifat terbatas.
  • Pegawai dapat melakukan koordinasi langsung dengan Tim Kerja Kepegawaian dan Tata Laksana.
9. Bagaimana cara menyampaikan aduan? +
10. Bagaimana cara mengajukan tugas belajar? +
  • Pengajuan tugas belajar mengikuti Prosedur Operasional Standar (POS).
  • Pedoman dapat diakses melalui:
  • Pedoman Kepegawaian ITERA
  • Koordinasikan terlebih dahulu dengan fakultas atau unit kerja masing-masing.
11. Bagaimana mekanisme atau peraturan jika pegawai lupa absen datang atau absen pulang? +
  • Saat ini mekanisme terkait masih dalam proses penyusunan ketentuan lebih lanjut.
  • Pegawai disarankan tetap melakukan koordinasi dengan atasan langsung atau PIC kepegawaian unit kerja.
12. Bagaimana cara mengakses slip gaji atau informasi penghasilan pegawai? +
  • Untuk memperoleh slip gaji atau informasi penghasilan, pegawai dapat menghubungi PPABP.
  • Mekanisme lebih lanjut akan disesuaikan dengan kebijakan yang berlaku.
13. Bagaimana prosedur pengajuan mutasi PNS? +
  • Memperoleh persetujuan atau dinyatakan lulus kebutuhan formasi.
  • Mengajukan permohonan mutasi secara resmi.
  • Proses verifikasi oleh pihak terkait.
  • Apabila memenuhi persyaratan, usulan akan diproses lebih lanjut.
  • Surat Keputusan (SK) mutasi diterbitkan oleh kementerian.
  • Pegawai akan dipanggil untuk tindak lanjut pelaksanaan mutasi.
14. Bagaimana cara mengikuti pelatihan atau pengembangan kompetensi bagi pegawai? +
  • Saat ini mekanisme terkait masih dalam proses penyusunan ketentuan lebih lanjut.
  • Informasi akan disampaikan melalui unit kerja masing-masing apabila telah ditetapkan.
15. Bagaimana cara mengubah data rekening bank untuk pembayaran gaji? +
  • Mengajukan permohonan kepada pimpinan unit kerja.
  • Dokumen disampaikan kepada bagian PPABP.
  • Perubahan data rekening berlaku pada bulan berikutnya setelah proses perpindahan payroll disetujui.
16. Bagaimana prosedur pengajuan surat keterangan kerja? +
  • Menghubungi Tim Kepegawaian ITERA di Gedung B lantai 2 atau melalui kontak yang tersedia.
  • Menyampaikan tujuan pembuatan surat keterangan kerja.
  • Surat diproses paling lambat 2 x 24 jam.
  • Dokumen dapat diambil kembali di bagian kepegawaian.
17. Bagaimana alur dan persyaratan administrasi dalam pengajuan penambahan anggota keluarga? +
  • Anggota keluarga harus tercantum dalam Kartu Keluarga.
  • Penambahan anggota keluarga memengaruhi persentase penghasilan sesuai ketentuan.
  • Dokumen diajukan melalui pimpinan unit kerja dan disampaikan ke PPABP.
  • Jumlah anak yang diperhitungkan maksimal 2 (dua) orang sesuai ketentuan.
18. Bagaimana cara mengetahui informasi BPJS Kesehatan? +
  • Informasi BPJS Kesehatan dapat diakses melalui aplikasi Mobile JKN.
  • Kelas BPJS menyesuaikan dengan besaran THP.
  • Jika terdapat ketidaksesuaian data, pegawai dapat berkoordinasi dengan Tim Kepegawaian dan Tata Laksana.
  • Layanan tambahan dapat diakses melalui Pandawa.
19. Mengapa data presensi saya tidak tercatat? +
  • Dapat terjadi karena kendala teknis atau sinkronisasi sistem.
  • Jika notifikasi “berhasil” muncul, data biasanya tetap terekam.
  • Apabila data tidak muncul, koordinasikan dengan Tim Kepegawaian dan Tata Laksana.
  • Selanjutnya akan ditindaklanjuti bersama UPA TIK.
20. Apa saja jenis cuti yang tersedia bagi pegawai? +
  • Cuti PNS meliputi: cuti tahunan, cuti besar, cuti sakit, cuti melahirkan, cuti alasan penting, dan CLTN.
  • Cuti PPPK meliputi: cuti tahunan, cuti sakit, dan cuti melahirkan.
  • Pengajuan cuti dilakukan melalui sistem IHR ITERA setelah mendapat persetujuan atasan.
  • Pelaksanaan cuti mengacu pada peraturan perundang-undangan dan kebijakan internal ITERA.
Informasi pada halaman FAQ ini bersifat panduan awal. Untuk informasi yang lebih rinci pegawai dapat berkoordinasi langsung dengan Tim Kerja Kepegawaian dan Tata Laksana ITERA.